Voor de meeste MKB-bedrijven is de cloud inmiddels goedkoper en betrouwbaarder dan een eigen server. Maar de winst zit niet in de verhuizing zelf: die zit in het opruimen dat u onderweg doet. Begin daarom met inventariseren en weggooien, niet met kiezen van een pakket.
Wat het echt oplevert
De argumenten die ik in de praktijk het overtuigendst vind zijn niet de technische.
- Geen vervangingsmoment meer. Elke vier tot vijf jaar een investering van duizenden euro's, plus een migratieproject, verdwijnt uit uw planning.
- Thuiswerken werkt gewoon. Geen trage verbinding naar kantoor, geen computer die aan moet blijven staan.
- Eén plek waar bestanden staan. Mits u het goed inricht, en dat is precies waarom het opruimen zo belangrijk is.
- Minder afhankelijk van één ruimte. Brand, waterschade of een inbraak op kantoor legt uw bedrijf niet meer plat.
- Nieuwe medewerkers sneller aan het werk. Een laptop die zichzelf inricht scheelt per persoon bijna een dag.
Wanneer u de server beter laat staan
Dit staat bewust vooraan, want het wordt zelden gezegd door partijen die aan de migratie verdienen.
- U heeft bedrijfssoftware die alleen lokaal draait en waarvoor geen cloudversie bestaat. Vaak zie ik dit bij ouder ontwerpsoftware, machinebesturing of branchespecifieke pakketten.
- U werkt met zeer grote bestanden die de hele dag open staan, zoals video of grote CAD-modellen, terwijl uw internetverbinding beperkt is.
- De server is net vervangen. Dan is het simpelweg zonde. Plan de overstap op het volgende vervangingsmoment.
- Er is geen fatsoenlijke internetverbinding beschikbaar op uw locatie. Zeldzaam, maar het komt voor op bedrijventerreinen en in het buitengebied.
In de eerste twee gevallen is er overigens vaak een tussenweg: alles naar de cloud behalve dat ene programma, dat op een kleine server blijft draaien of naar een gehuurde server in een datacenter verhuist.
De acht stappen
- Inventariseren. Welke systemen draaien er, wie gebruikt wat, en welke bedrijfssoftware is er echt nodig? Neem hier de tijd voor; het is de belangrijkste stap.
- Opruimen en weggooien. Bepaal met de teamleiders welke mappen nog nodig zijn. In de praktijk hoeft vaak een derde tot de helft niet mee. Dat scheelt migratietijd, opslagkosten en jaren aan verwarring.
- Platform kiezen. Microsoft 365 of Google Workspace. Zie de vergelijking. Laat deze keuze volgen uit uw situatie, niet uit een voorkeur.
- Structuur ontwerpen. Welke afdelingen krijgen welke ruimtes, wie mag wat zien, en wat gebeurt er met bestanden van vertrokken medewerkers? Dit vooraf bepalen voorkomt dat u de oude rommel in een nieuw jasje krijgt.
- Opbouwen en testen. De nieuwe omgeving inrichten terwijl iedereen doorwerkt. Laat drie mensen uit verschillende rollen twee weken meedraaien.
- Overzetten. Meestal in een weekend. Mail, bestanden en agenda's gaan mee met behoud van historie. Zorg dat er een terugvalplan is: als het niet lukt, werkt iedereen maandag gewoon op de oude server.
- Begeleiden. De eerste dagen extra ondersteuning, een korte uitleg voor het team en een spiekbriefje met de vijf dingen die anders zijn.
- Afsluiten. Back-up van de cloudomgeving inrichten en testen, licenties afstemmen op wie er echt werkt, en pas dán de oude server uitzetten. Laat hem nog een maand staan voordat u hem afvoert.
Wat het kost
De kosten bestaan uit drie delen: de migratie zelf, de licenties per gebruiker per maand, en een aparte back-up van uw cloudomgeving. Daar staat tegenover dat de vervangingsinvestering in hardware vervalt, evenals het onderhoudscontract op de server en vaak een deel van de stroomkosten.
Voor een bedrijf van tien tot twintig medewerkers valt de vergelijking over vijf jaar meestal in het voordeel van de cloud uit, en dan is het gemak nog niet meegerekend. Laat het wel doorrekenen voor uw eigen situatie, en let erop dat er in het voorstel geen licenties ontbreken.