Voor een bedrijf van tien tot twintig medewerkers ligt een complete migratie van server naar cloud meestal tussen de 5.000 en 15.000 euro. Het verschil zit bijna volledig in twee posten: hoeveel uitzoekwerk er is rond branchesoftware, en hoeveel oude data er mee moet. Ruim eerst op; dat is de goedkoopste besparing die er is.
De posten
1. Inventarisatie en plan — 4 tot 12 uur
Wat staat er, wie gebruikt wat, welke koppelingen bestaan er, welke software kan wel en niet mee. Dit lijkt de post om op te bezuinigen en is de post die u moet willen betalen: hier worden de verrassingen gevonden.
2. Inrichten van de nieuwe omgeving — 8 tot 20 uur
Gebruikers, licenties, werkruimtes, rechten, beveiliging, mailinstellingen, back-up. Voor een bedrijf met een eenvoudige structuur aan de onderkant, met veel afdelingen en uitzonderingen aan de bovenkant.
3. Data overzetten — 6 tot 30 uur
Sterk afhankelijk van hoeveelheid en rommeligheid. Honderd gigabyte in een nette structuur is een ander verhaal dan twee terabyte met mappen van twintig jaar diep.
4. Mail migreren — 1 tot 2 uur per mailbox
Inclusief het opnieuw instellen van telefoons en mailprogramma's, handtekeningen en gedeelde postbussen.
5. Branchesoftware en koppelingen — de wildcard
Dit is de post die het verschil maakt tussen 5.000 en 15.000 euro. Moet uw pakket mee naar een andere omgeving, of blijft er een server staan? Werkt de koppeling met uw boekhouding nog? Bij sommige pakketten is dit een middag, bij andere een project op zich met de leverancier erbij.
6. Het weekend van de omzetting — 8 tot 16 uur
Inhaalslag, DNS omzetten, testen, en maandagochtend aanwezig zijn.
7. Nazorg — 4 tot 12 uur
De eerste twee weken na een migratie zijn intensief. Een offerte zonder nazorgpost is een offerte waarin die uren later als meerwerk komen.
En daarna, per maand
- Licenties: 6 tot 25 euro per gebruiker
- Back-up van de cloudomgeving: 2 tot 5 euro per gebruiker
- Eventueel een tweede internetlijn: 30 tot 80 euro
- Beheer: 30 tot 80 euro per werkplek
Reken die maandlasten mee in uw vergelijking. Een migratie die eenmalig goedkoop is maar u aan dure licenties vastlegt, is over vijf jaar geen besparing.
Waar u echt bespaart
- Opruimen vóór de migratie. Elke gigabyte die niet mee hoeft, is tijd die u niet betaalt. Bij de meeste bedrijven kan dertig tot zestig procent weg of naar een archief.
- Zelf de structuur bedenken. U weet beter dan uw IT'er hoe uw bedrijf werkt. Lever een indeling aan in plaats van die te laten uitzoeken.
- Migreren op het moment dat de server toch vervangen moet. Dan betaalt u één keer in plaats van twee keer.
- Niet alles tegelijk. Eerst mail, een maand later de bestanden. Rustiger en beter te overzien.
Vraag dit bij elke offerte
"Wat is niet inbegrepen?" Een eerlijke partij noemt dan drie dingen: de koppeling met uw branchesoftware, het opruimen van oude data, en de uren die nodig zijn als er iets onverwachts boven water komt. Een partij die zegt dat alles erin zit, heeft niet goed gekeken.