Hakan YasarIT-partner voor het MKB

Automatisering

Laat het overtypen aan de computer over

Orders overtypen, goedkeuringen via de mail, elke maandag hetzelfde Excel-overzicht. Het kost uren per week, het is saai werk en er sluipen fouten in. Ik laat die stappen automatisch lopen, met de software die u al heeft.

Bespreek uw eerste proces Bekijk een voorbeeld

Vaste prijs per proces Vaak zonder nieuwe abonnementen Gedocumenteerd en van u

Wat u krijgt

  • Goedkeuringen die zichtbaar doorlopen
  • Koppelingen tussen uw bestaande systemen
  • Rapportages die vanzelf bijwerken
  • Documenten automatisch op de juiste plek
  • In- en uitdiensttreding in één formulier
  • Alles gedocumenteerd en van u

Vaste prijs per proces, meestal zonder nieuwe abonnementen.

Herkenbaar?

Handwerk dat bijna altijd te automatiseren is

  • Orders uit de webshop worden met de hand overgetypt in de boekhouding of het magazijnsysteem.
  • Een verlofaanvraag of inkoop gaat via drie mailtjes en niemand weet waar hij blijft hangen.
  • Elke maandagochtend maakt iemand hetzelfde overzicht in Excel.
  • Klantgegevens staan in vier systemen en kloppen nergens helemaal.
  • Inkomende facturen en bonnen worden handmatig ergens opgeslagen, of niet.
  • Een nieuwe medewerker moet in zes systemen apart worden aangemaakt.
  • Klanten bellen om de status van hun order, omdat ze niets horen.

Voorbeelden

Wat ik in de praktijk automatiseer

Het gaat zelden om spectaculaire techniek. Het gaat om de tien stappen per dag die niemand leuk vindt.

Goedkeuringen

Verlof, inkoop, offertes en declaraties: één klik om aan te vragen, één klik om goed te keuren, en altijd zichtbaar waar het ligt.

Koppelingen tussen systemen

Webshop naar boekhouding, CRM naar facturatie, urenregistratie naar de loonadministratie. Gegevens één keer invoeren en overal kloppend.

Rapportages

Omzet, voorraad, openstaande facturen of gewerkte uren. Automatisch bijgewerkt in een dashboard of elke maandagochtend in uw mailbox.

Documentstromen

Inkomende facturen en bonnen automatisch herkend, op de juiste plek opgeslagen en klaargezet voor de boekhouder.

In- en uitdiensttreding

Eén formulier en alle accounts, rechten, agenda's en apparaten staan klaar. Bij vertrek gaat alles in één keer netjes dicht.

Klantcommunicatie

Orderbevestigingen, afspraakherinneringen, statusupdates en betaalherinneringen die vanzelf de deur uitgaan, in uw eigen stijl.

Aanpak

Klein beginnen, snel resultaat

Grote automatiseringstrajecten lopen vast. Eén proces dat na drie weken werkt, levert vertrouwen op voor het volgende.

  1. Meelopen

    Ik spreek de mensen die het werk doen en kijk mee. Zo zie ik welke stappen echt tijd kosten en waar het misgaat. Dat is vaak iets anders dan wat op papier staat.

  2. Eén proces kiezen

    We beginnen met iets dat vaak voorkomt en veel tijd kost. Daar ziet u binnen een paar weken resultaat, meetbaar in uren.

  3. Bouwen met wat u heeft

    Heeft u Microsoft 365, dan gebruik ik Power Automate. Google Workspace? Dan Apps Script of n8n. Alleen als het echt niet anders kan, komt er iets nieuws bij.

  4. Overdragen

    Uw mensen weten hoe het werkt en wat ze doen als er iets afwijkt. Alles is gedocumenteerd en van u, zodat u niet van mij afhankelijk bent.

Veelgestelde vragen

Over automatisering

Is dit niet alleen iets voor grote bedrijven?

Juist niet. Bij een klein bedrijf doet vaak één persoon al het handwerk, en dat is meestal de eigenaar of de office manager. Een paar uur per week terugwinnen maakt daar direct verschil. Bovendien zitten de benodigde tools vaak al in het abonnement dat u toch al betaalt.

Wat kost een automatisering?

Een eenvoudige koppeling of goedkeuringsstroom is vaak in één of twee dagen gebouwd. Complexere koppelingen met bijvoorbeeld een ERP of magazijnsysteem kosten meer. Ik geef vooraf een vaste prijs per proces, en reken met u door hoeveel uren het per maand scheelt.

Wat als ons systeem verandert of de leverancier iets aanpast?

Dat gebeurt, en daarom is documentatie belangrijk. Alles wat ik bouw is beschreven en van u. Bij vast IT-beheer houd ik de automatiseringen bij als er iets verandert, zodat u niet ineens met een stilstaand proces zit.

Verliezen we geen controle als het automatisch gaat?

Andersom, meestal. Nu is het proces onzichtbaar: het zit in iemands mailbox en in gewoontes. Geautomatiseerd is zichtbaar wat er gebeurt, waar iets vastloopt en wie er aan de beurt is. Bij elke automatisering bouw ik in dat afwijkingen bij een mens terechtkomen in plaats van stil te verdwijnen.

Ook interessant

Vaak in combinatie met

Meest gekozen

IT-beheer & helpdesk

Uw complete IT-afdeling voor een vast bedrag per maand. Storingen, gebruikers, updates, back-ups en leveranciers: geregeld en bewaakt.

Bekijk deze dienst

Werkplek & cloud

Microsoft 365 of Google Workspace netjes ingericht, opgeruimd of gemigreerd. Werkplekken die overal werken, veilig en centraal beheerd.

Bekijk deze dienst

Netwerk & wifi

Wifi tot in de laatste hoek van het magazijn, een firewall die doet wat hij moet doen, en bekabeling die de komende tien jaar meegaat.

Bekijk deze dienst

Gratis IT-scan

Binnen 30 minuten weet u waar uw IT staat

Ik loop met u de belangrijkste punten door: beheer, beveiliging, back-up, licenties en kosten. U krijgt een eerlijk beeld van wat goed gaat, wat risico oplevert en wat het kost om het op te lossen. Geen verkooppraatje, geen verplichtingen.

Plan de gratis IT-scan hallo@hakanyasar.nl

Wat u krijgt

  • Een overzicht van uw IT op één A4, in gewone taal
  • De drie grootste risico's, met wat het kost om ze weg te nemen
  • Een eerlijke prijsindicatie voor beheer of een project
  • Antwoord binnen één werkdag, ook als ik niet de juiste partij ben