Microsoft 365 of Google Workspace?

De kosten

Beide aanbieders rekenen per gebruiker per maand, met meerdere pakketniveaus. De instappakketten liggen dicht bij elkaar. Het verschil ontstaat hogerop: wilt u apparaatbeheer, uitgebreide beveiliging of geavanceerde regels voor gegevensbescherming, dan zit u bij Microsoft al snel in een duurder pakket, terwijl Google minder niveaus kent.

Twee dingen worden bij kostenvergelijkingen structureel vergeten. Ten eerste: Microsoft 365 in de zakelijke pakketten geeft u ook de geïnstalleerde Office-programma's op de computer, Google werkt in de browser. Heeft u mensen die met grote Excel-bestanden of complexe documenten werken, dan is dat geen detail.

Ten tweede: bij beide platforms betaalt u voor accounts die u niet gebruikt, tenzij iemand ze opruimt. Bij vrijwel elke nieuwe klant vind ik licenties van vertrokken medewerkers die al maanden doorlopen. Dat is meestal de snelste besparing die er te halen valt, ongeacht welk platform u kiest.

Samenwerken aan documenten

Hier zit het duidelijkste verschil in karakter. Google is gebouwd rond samen in één document werken in de browser; dat werkt uitstekend en is voor veel mensen intuïtief. Microsoft kan dit inmiddels ook, maar de ervaring is minder eenduidig omdat hetzelfde bestand op verschillende manieren geopend kan worden.

Daar staat tegenover dat Microsoft sterker is zodra documenten complex worden: opmaakgevoelige rapporten, Excel-modellen met draaitabellen en macro's, of documenten die naar buiten gaan en er exact goed uit moeten zien.

Praktische vuistregel: gaan uw documenten vooral binnen het bedrijf rond, dan volstaat Google ruim. Gaan ze naar klanten, accountants of instanties die zelf met Office werken, dan bespaart Microsoft u conversieproblemen.

Beheer van laptops en telefoons

Dit is het punt waarop de keuze in de praktijk het vaakst kantelt, en waar bedrijven vooraf het minst aan denken.

Microsoft heeft met Intune een volwassen systeem om Windows-laptops centraal in te richten en te beveiligen. Een nieuwe laptop kunt u rechtstreeks naar de medewerker laten sturen; bij de eerste keer aanzetten configureert hij zichzelf. Dat scheelt bij tien laptops per jaar een aanzienlijke hoeveelheid werk.

Google Workspace kan Chromebooks uitstekend beheren en Windows-apparaten in beperkte mate. Werkt u met Chromebooks, dan is dat een sterke, goedkope combinatie. Werkt u met Windows-laptops en wilt u die echt centraal beheren, dan is Microsoft praktisch de enige serieuze optie.

Beveiliging

Beide platforms zijn veilig, mits u ze goed instelt. Dat laatste is de crux: standaard staan bij beide niet alle beschermingen aan.

Google heeft de reputatie dat de standaardinstellingen relatief veilig zijn en dat er weinig aan te zetten valt, wat voor kleine bedrijven een voordeel is. Microsoft biedt veel meer knoppen, wat betekent dat het beter af te stemmen is maar ook dat er meer fout kan staan.

Voor beide geldt hetzelfde minimum: tweestapsverificatie voor iedereen, opgeruimde toegangsrechten en een aparte back-up. Dat laatste verrast mensen vaak: geen van beide aanbieders is verantwoordelijk voor het terughalen van uw verwijderde of versleutelde gegevens na hun bewaartermijn.

Wanneer overstappen zinvol is, en wanneer niet

Een migratie kost geld en levert weken onrust op. Dat is te rechtvaardigen als er een concreet probleem wordt opgelost. Het is niet te rechtvaardigen omdat het andere platform "moderner" zou zijn.

Overstappen is meestal zinvol als:

• u Windows-laptops centraal wilt beheren en nu op Google zit;
• u vrijwel alleen in de browser werkt, weinig met Office-bestanden doet en fors bespaart door naar Google te gaan;
• uw huidige omgeving historisch zo rommelig is dat opnieuw opbouwen goedkoper is dan opruimen;
• een overname of fusie dwingt tot één platform.

Overstappen is meestal níet zinvol als:

• het huidige platform werkt en uw mensen ermee overweg kunnen;
• de besparing kleiner is dan de migratiekosten plus het productiviteitsverlies;
• het werkelijke probleem de inrichting is en niet het platform. Dit is verreweg het meest voorkomende geval.

Kan het ook allebei?

Technisch kan het, en ik kom het regelmatig tegen, meestal als erfenis van een fusie of van iemand die ooit zelf iets aanmaakte. Praktisch raad ik het af. Twee platforms betekent dubbele licenties, twee plekken waar bestanden staan, en medewerkers die niet weten waar ze moeten kijken.

Eén uitzondering komt vaak voor en is prima: uw mail en bestanden in het ene platform, en een enkel specifiek hulpmiddel uit het andere. Daar is niets mis mee, zolang het zwaartepunt duidelijk op één platform ligt.

Samengevat