Een werkbaar schema: dagelijkse back-ups veertien dagen bewaren, wekelijkse drie maanden, maandelijkse een jaar, en één jaarback-up zeven jaar voor de administratie. Belangrijker dan de exacte termijnen is dat u ver genoeg terug kunt: de meeste fouten worden pas na weken ontdekt.
Waarom één dag niet genoeg is
Denk aan de situaties waarin u een back-up nodig heeft:
- Kapotte schijf of gewiste map. Gisteren volstaat.
- Ransomware. Aanvallers zitten vaak dagen tot weken in een netwerk. U wilt terug naar vóór de besmetting, niet naar de dag ervoor.
- Een fout die langzaam doorwerkt. Een verkeerd ingestelde koppeling, een import die de verkeerde gegevens overschreef. Dat merkt u soms pas bij de kwartaalcijfers.
- Een controle of geschil. Hoe zag dit bestand er in maart uit?
Alleen de eerste is gedekt met één dag terug.
Een schema dat werkt
Voor een bedrijf van twee tot vijfentwintig medewerkers is dit een goed uitgangspunt:
- Elk uur of elke vier uur een kopie van wat er die dag verandert, één dag bewaard. Dit bepaalt hoeveel werk u maximaal kwijt bent.
- Dagelijks, veertien tot dertig dagen bewaard.
- Wekelijks, drie maanden bewaard.
- Maandelijks, twaalf maanden bewaard.
- Jaarlijks, zeven jaar bewaard voor de administratie.
Dat klinkt als veel opslag, maar moderne back-upsystemen bewaren alleen de verschillen. In de praktijk kost dit veel minder dan het lijkt.
De twee getallen die u zelf bepaalt
Vraag uzelf twee dingen, en het schema volgt vanzelf:
- Hoeveel werk mag ik kwijtraken? Zegt u vier uur, dan moet er minstens elke vier uur een kopie worden gemaakt.
- Hoe lang mag herstel duren? Zegt u een halve dag, dan heeft u een lokale kopie nodig; alles via internet terughalen duurt langer.
Deze twee getallen zijn de hele basis van een back-upplan, en ze worden bijna nooit gesteld.
Back-up is geen archief
Een back-up is bedoeld om een situatie terug te zetten. Een archief is bedoeld om iets terug te vinden. Voor de fiscale bewaarplicht van zeven jaar heeft u vooral dat tweede nodig: doorzoekbare facturen en administratie, niet een kopie van een hele server uit 2021.
Bewaar uw administratie daarom in uw boekhoudpakket en als jaarlijkse export op uw eigen opslag. De back-up is uw vangnet, niet uw archief.
Controleren hoort erbij
Een bewaarschema op papier zegt niets. Controleer twee dingen per jaar: klopt het aantal bewaarde versies echt met wat u heeft afgesproken, en kunt u er een terugzetten? Zet een uur in de agenda en zet een willekeurige map van drie maanden geleden terug op een andere plek. Zo weet u het, in plaats van dat u het aanneemt.