Reken met drie onderdelen: loonkosten van mensen die niets kunnen doen, gemiste of uitgestelde omzet, en inhaalwerk achteraf. Voor een kantoor van tien man komt een uur stilstand vaak uit op drie- tot vijfhonderd euro. Voor een magazijn of winkel ligt het hoger, omdat daar ook echt omzet wegvalt.
De rekensom
Drie onderdelen, en u hoeft niet precies te zijn. Een goede schatting is genoeg om beslissingen mee te nemen.
1. Loonkosten van stilstand
Aantal mensen dat niet kan werken, maal de kosten per uur. Reken met werkgeverslasten, dus ruwweg dertig tot vijfenveertig euro per uur voor kantoorpersoneel. Tien mensen die niets kunnen doen: 300 tot 450 euro per uur.
Wees eerlijk: bij een korte storing kan een deel van uw mensen nog wat anders doen. Reken dan met zestig of zeventig procent.
2. Gemiste omzet
Bij een kantoor is de omzet meestal uitgesteld, niet verdwenen. Bij een winkel, een webshop of een magazijn dat niet kan laden, is die omzet echt weg. Neem uw omzet per uur en bepaal welk deel daadwerkelijk verloren gaat.
3. Inhaalwerk
Na de storing is er achterstand: orders die alsnog verwerkt moeten, klanten die teruggebeld worden, dubbele controles. Reken op ongeveer de helft van de stilstandstijd aan extra werk.
Drie voorbeelden
- Adviesbureau, twaalf mensen. Stilstand 12 × 40 euro = 480 euro per uur, maar de helft kan nog iets anders doen, dus ongeveer 240. Omzet wordt uitgesteld. Inhaalwerk: 120. Samen ruwweg 360 euro per uur.
- Groothandel, twintig mensen met magazijn. Kantoor staat half stil, het magazijn volledig: geen scanners, geen pakbonnen. Reken op 600 tot 800 euro per uur, plus vrachtwagens die niet op tijd weg zijn.
- Winkel met pin en kassa. Hier telt vooral gemiste omzet. Een uur op zaterdagmiddag is een veelvoud van een uur op dinsdagochtend.
Wat u ermee doet
Met dit getal wordt elke afweging een rekensom in plaats van een discussie.
- Tweede internetlijn van veertig euro per maand is 480 euro per jaar. Voorkomt die één storing van twee uur, dan is hij terugverdiend.
- Een reservelaptop van duizend euro is terugverdiend zodra hij twee keer een halve dag uitval voorkomt.
- Een snellere reactietijd die honderd euro per maand extra kost, is het waard als hij per jaar drie uur stilstand scheelt.
- Noodstroom voor de netwerkkast van driehonderd euro voorkomt dat één stroomdip het hele pand een half uur stillegt.
Meten hoeveel het echt is
Houd een jaar lang bij wanneer er iets stillag en hoe lang. Een simpel lijstje volstaat: datum, wat, hoe lang, wie kon niet werken. Na twaalf maanden heeft u een feitelijk beeld in plaats van een gevoel, en kunt u met uw leverancier een gesprek voeren over cijfers.
Bijna altijd blijkt dan dat het niet de grote uitval is die geld kost, maar de opeenstapeling van kleine dingen: een printer die hapert, een verbinding die elke dag even wegvalt, een programma dat twee keer per week vastloopt.