Vuistregel: apparatuur die binnen achttien maanden toch vervangen moet worden, vervangt u bij de verhuizing. De installatie-uren betaalt u dan één keer in plaats van twee. Dat geldt vooral voor de firewall, de accesspoints en de netwerkkast — die worden bij een verhuizing toch volledig opnieuw aangesloten.
Wat u zonder meer meeneemt
- Laptops en computers die nog geen drie jaar oud zijn. Die gaan gewoon in een doos mee.
- Schermen. Die gaan acht jaar of langer mee; er is geen reden om te vervangen.
- Printers en multifunctionals, mits ze nog onder een onderhoudscontract vallen. Laat ze wel door de leverancier verplaatsen; zelf sjouwen is vaak niet gedekt.
- Telefoontoestellen bij moderne telefonie: die hangen aan het netwerk en werken op elke locatie.
Wat u beter vervangt
- De firewall, als hij ouder is dan vijf jaar of geen beveiligingsupdates meer krijgt. Hij wordt toch helemaal opnieuw ingericht; dat is het moment.
- Accesspoints ouder dan vijf jaar. Het nieuwe pand heeft een andere indeling, dus er moet toch opnieuw worden ingemeten en opgehangen. Nieuwe punten kosten dan alleen de apparatuur.
- Switches zonder voeding over de kabel. Die heeft u nodig voor accesspoints, camera's en telefoons, en zonder die functie komt er een berg extra adapters bij.
- Laptops ouder dan vier jaar. Ze verhuizen mee, gaan een jaar later stuk, en dan betaalt u opnieuw voor inrichten.
- Een server die aan het einde van zijn leven is. Dit is hét moment om naar de cloud te gaan: u hoeft hem dan niet te verplaatsen, niet opnieuw aan te sluiten en niet te vervangen.
De server is de belangrijkste beslissing
Een server verhuizen is niet ingewikkeld maar wel riskant: hij gaat uit, wordt vervoerd, en moet het daarna weer doen. Apparatuur die jaren aan één stuk heeft gedraaid, overleeft dat niet altijd.
Staat er een server die binnen twee jaar vervangen moet worden, reken dan twee scenario's door: meeverhuizen en later vervangen, of nu migreren naar de cloud. In de tweede variant vervallen het verhuizen, het opnieuw aansluiten én de latere vervanging. Bij de meeste bedrijven valt die rekensom duidelijk uit.
Bekabeling neemt u nooit mee
Dat spreekt vanzelf, maar het wordt wel vergeten in de begroting. Reken voor een nieuw pand op honderd tot tweehonderdvijftig euro per aansluitpunt, inclusief materiaal en werk. Voor een kantoor van vijftien werkplekken met accesspoints en camera's komt u dan al snel op enkele duizenden euro's.
Laat dat meelopen met de verbouwing. Kabels trekken in een pand waar de plafonds nog open zijn, is een fractie van wat het achteraf kost.
En wat u achterlaat
Bij elke verhuizing komt er apparatuur boven water die al jaren nergens meer voor dient: een oude server in een hoek, dozen met kabels, schijven van een vorig systeem. Laat die niet meeverhuizen "voor het geval dat".
Let wel op: alles met een schijf erin moet veilig gewist of vernietigd worden voordat het weggaat. Een oude server bij het grofvuil met tien jaar bedrijfsadministratie erop is een datalek. Vraag om een verklaring van vernietiging en bewaar die.