Reken eenmalig op 900 tot 2.000 euro voor een complete werkplek, inclusief inrichting. Daarbovenop komt 50 tot 130 euro per maand aan licenties en beheer. Verdeel de eenmalige kosten over vier jaar en u zit op ongeveer 75 tot 175 euro per medewerker per maand, alles inbegrepen.
De eenmalige kosten
Drie niveaus, afhankelijk van wat iemand doet.
Eenvoudig: kantoorwerk, mail en boekhouding
- Laptop of mini-pc: 600 tot 900 euro
- Scherm, toetsenbord en muis: 200 tot 350 euro
- Docking of kabels: 80 tot 150 euro
- Headset: 50 tot 120 euro
- Inrichten en installeren: één tot twee uur
Gemiddeld: veel schakelen, twee schermen, onderweg
- Laptop: 900 tot 1.400 euro
- Twee schermen: 350 tot 600 euro
- Dockingstation: 150 tot 250 euro
- Tas, muis, headset: 150 tot 250 euro
Zwaar: tekenwerk, ontwerp, grote bestanden
- Krachtige laptop of werkstation: 1.800 tot 3.000 euro
- Groot of gekalibreerd scherm: 500 tot 1.200 euro
Vergeet de inrichttijd niet. Een werkplek opzetten, accounts aanmaken, software installeren en overdragen kost één tot drie uur. Bij een uurtarief van rond de honderd euro is dat een reële post.
De maandelijkse kosten
- Microsoft 365 of Google Workspace: 6 tot 25 euro per gebruiker, afhankelijk van het abonnement.
- Back-up van de cloudomgeving: 2 tot 5 euro.
- Beveiliging op het apparaat: 4 tot 10 euro.
- Wachtwoordmanager: 3 tot 6 euro.
- Branchesoftware: sterk wisselend, vaak 20 tot 80 euro per gebruiker.
- Beheer: 30 tot 80 euro per werkplek.
Waar u verstandig bespaart
- Schermen langer gebruiken. Die gaan twee keer zo lang mee als een laptop. Vervang ze niet standaard mee.
- Refurbished zakelijke machines. Voor eenvoudig kantoorwerk een prima keuze, mits met garantie en met een beheersbaar model.
- Eén type laptop voor het hele bedrijf. Scheelt inkoop, reserveonderdelen en uitzoekwerk.
- Licenties per functie. Niet iedereen heeft het duurste abonnement nodig; een magazijnmedewerker die alleen mail en een scanner gebruikt, kan vaak met het lichtste pakket toe.
Waar u dat beter niet doet
Op de headset, het scherm en de stoel. Dat zijn de dingen waar iemand acht uur per dag mee werkt, en waar de klachten vandaan komen. En op geheugen: een laptop met te weinig werkgeheugen is over twee jaar traag, ongeacht hoe snel de rest is.