Vraag bij elke offerte om een totaalbedrag over drie jaar, inclusief licenties, back-up, migratie, reistijd en meerwerk. Pas dan zijn twee offertes te vergelijken. De vier posten die het vaakst ontbreken: licenties, back-up van de cloudomgeving, eenmalige opstartkosten en het uurtarief voor alles wat niet in het contract staat.
Tien posten die vaak ontbreken
- Licenties. Microsoft 365 of Google Workspace per gebruiker per maand. Verreweg de meest voorkomende. Vraag expliciet: zitten licenties in dit bedrag?
- Back-up van uw cloudomgeving. Twee tot vijf euro per gebruiker per maand, en geen overbodige luxe.
- Eenmalige opstartkosten. Bij een nieuwe beheerder is er altijd achterstallig onderhoud. Een eerlijke partij benoemt dat vooraf en begroot het.
- Reistijd. Wordt die gefactureerd, en vanaf welk punt gemeten?
- Bezoek op locatie. Zit er een aantal bezoeken in, of is elk bezoek meerwerk?
- Nieuwe medewerkers aanmaken. Bij sommige partijen inbegrepen, bij andere een half uur per keer.
- Buiten kantooruren. Avond- en weekendtarief, vaak anderhalf tot twee keer het normale tarief.
- Hardware bij storing. Zit vervanging erin, of alleen het arbeidsloon?
- Projecten. Migraties, verhuizingen en nieuwe software vallen buiten beheer. Vraag om een indicatie, niet om een garantie.
- Prijsindexatie. Hoeveel per jaar, en gekoppeld waaraan?
Offertes vergelijkbaar maken
Maak zelf één tabel met vaste regels en vul die voor elke offerte in. Gebruik deze rijen:
- Eenmalig: opstart, migratie, hardware
- Per maand: beheer, licenties, back-up, beveiliging, verbindingen
- Per jaar: verwachte projecten en meerwerk
- Uurtarief: kantooruren en daarbuiten
Reken alles om naar een totaalbedrag over drie jaar. Bijna altijd verschuift de rangorde. De goedkoopste offerte op de eerste bladzijde is zelden de goedkoopste op deze tabel.
Vier vragen die veel losmaken
- "Wat kost dit per maand als ik van tien naar vijftien medewerkers ga?"
- "Noem drie dingen die ik dit jaar gaat betalen die niet in deze offerte staan."
- "Wat gebeurt er als ik over twee jaar opzeg? Wat kost de overdracht?"
- "Van wie zijn de licenties en de domeinnaam?"
Het antwoord op de tweede vraag zegt het meeste. Een leverancier die eerlijk zegt "uw firewall is over anderhalf jaar toe aan vervanging, reken op achthonderd euro" weet waar hij het over heeft. Een die zegt dat er niets bij komt, heeft niet goed gekeken.
Te goedkoop is ook een signaal
Een beheeraanbieding die ver onder de markt zit, wordt ergens terugverdiend: in meerwerk, in trage reactietijden, of doordat er eenvoudigweg niet naar uw omgeving wordt gekeken totdat u belt. Dat laatste merkt u pas als er iets misgaat dat voorkomen had kunnen worden.