Mail, agenda en contacten migreren goed. Documenten komen mee als Office-bestanden, maar formulieren, scripts en slimme sheets vaak niet. Inventariseer die eerst; dat bepaalt of de migratie twee weken of twee maanden duurt. Doe de omzetting van het domein in het weekend en houd de oude omgeving nog een maand aan.
Wat goed meekomt
- Mail, inclusief mappen en de meeste labels. Gmail-labels worden mappen; een bericht met drie labels komt dan in drie mappen terecht.
- Agenda's, inclusief terugkerende afspraken. Genodigden krijgen soms opnieuw een uitnodiging; kondig dat aan.
- Contacten.
- Bestanden uit Drive, omgezet naar Word-, Excel- en PowerPoint-formaat.
Wat niet of half meekomt
- Google Formulieren. Die bestaan niet in dezelfde vorm. Actieve formulieren moet u opnieuw bouwen in Microsoft Forms, inclusief de koppelingen naar de sheets waar de antwoorden in landen.
- Scripts en automatiseringen. Alles wat met Apps Script is gebouwd, werkt niet in Microsoft 365. Dit is de post die migraties laat uitlopen.
- Ingewikkelde spreadsheets. Formules komen meestal mee, maar draaitabellen, gegevensvalidatie en voorwaardelijke opmaak vragen controle. Test de vijf sheets waar uw bedrijf echt van afhangt vóór de migratie, niet erna.
- Gedeelde links naar externen. Alle links die u met klanten heeft gedeeld, stoppen met werken. Maak een lijst en deel opnieuw.
- Koppelingen met andere systemen. Uw boekhouding, CRM of webshop die met Google is verbonden, moet opnieuw worden ingesteld.
De volgorde
- Inventariseren. Wie heeft wat, welke formulieren zijn in gebruik, welke koppelingen bestaan er, hoeveel data is het. Reken op een dag.
- Microsoft 365 inrichten naast de bestaande omgeving: gebruikers, licenties, gedeelde werkruimtes, beveiliging.
- Eerste kopieerslag van mail en bestanden, terwijl iedereen gewoon doorwerkt in Google. Dit duurt het langst.
- Het weekend van de omzetting. Het domein wordt omgezet naar Microsoft, en er volgt een inhaalslag van alles wat sinds de eerste kopieerslag is gewijzigd.
- Maandagochtend. Zorg dat er iemand aanwezig is. De eerste ochtend gaat altijd over wachtwoorden, handtekeningen en "waar staat mijn map nu?".
- Nazorg. Houd de Google-omgeving nog een maand aan, alleen-lezen, voor wat er vergeten is.
Hoe lang het duurt
Voor een bedrijf van tien tot twintig man met een gewone inrichting: twee tot vier weken doorlooptijd, waarvan de omzetting zelf één weekend. Zitten er veel formulieren, scripts of koppelingen in, dan wordt het zes tot tien weken, omdat die opnieuw gebouwd en getest moeten worden.
Wat het kost
Voor een gewone migratie van tien tot twintig gebruikers: doorgaans tussen de 2.500 en 6.000 euro aan werk, afhankelijk van de hoeveelheid uitzoekwerk. Daar komt bij: de nieuwe licenties, een maand dubbele licentiekosten, en eventueel het opnieuw bouwen van formulieren en koppelingen.
Laat die laatste post apart begroten. Een migratie met een vaste prijs waarin "koppelingen naar overige systemen" niet is gespecificeerd, wordt bijna altijd meerwerk.