Geef uw IT'er minimaal een week van tevoren door: naam, functie, startdatum, welke systemen nodig zijn en of er hardware bij moet. Levertijd van een laptop is de beperkende factor. Zorg dat er een standaardpakket per functie bestaat, dan is dit een kwestie van één mail.
Een week vooraf
- Hardware bestellen of uit voorraad halen. Levertijden van twee weken zijn niet ongebruikelijk. Dit is de reden dat het misgaat.
- Account aanmaken met het juiste mailadres en de juiste schrijfwijze. Spreek één patroon af voor het hele bedrijf, bijvoorbeeld voornaam.achternaam.
- Licentie toewijzen. Kijk of er een vrijgekomen licentie is van iemand die vertrokken is, voordat u er een bijkoopt.
- Toegangsrechten bepalen. Welke mappen, welke systemen. Gebruik de rechten van een collega met dezelfde functie als basis, niet die van de directeur.
- Telefoon en abonnement als dat erbij hoort.
- Toegang tot het pand, alarm en eventueel een sleutel of pas.
Wat op dag één klaar moet staan
- Laptop ingericht en getest, met een eerste wachtwoord dat de medewerker zelf wijzigt.
- Mailbox werkend, met handtekening in de huisstijl.
- Tweestapsverificatie ingesteld — doe dit samen, het kost vijf minuten en voorkomt gedoe later.
- Toegang tot de gedeelde mappen en tot de branchesoftware.
- Telefoonnummer doorgeschakeld of toegevoegd aan de centrale.
- Toegevoegd aan de juiste groepen, gedeelde postbussen en agenda's.
- Account in de wachtwoordmanager, met toegang tot de kluizen die bij de functie horen.
- Printer en scanner gekoppeld.
In de eerste week doornemen
Techniek is niet genoeg; de afspraken zijn minstens zo belangrijk. Neem in een kwartier door:
- Waar bestanden horen te staan, en waar niet (niet op het bureaublad).
- Hoe een storing gemeld wordt, en bij wie.
- De twee harde regels rond phishing: betaalgegevens wijzigen nooit per mail, en bij twijfel bellen is altijd goed.
- Wat er geldt voor privégebruik en privéapparaten.
- Wat te doen bij verlies of diefstal van laptop of telefoon.
Zet dit op één A4 en geef het mee. Een nieuwe medewerker leest dat wél, een bestaande nooit meer.
Maak er een standaard van
De grootste tijdwinst zit in standaardpakketten per functie. Definieer er drie of vier — kantoor, buitendienst, magazijn, directie — met per pakket de vaste hardware, licenties en rechten. Een nieuwe medewerker aanmelden wordt dan één zin: "Per 1 maart begint Jan de Vries als buitendienstmonteur."
Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook dat iemand per ongeluk te veel rechten krijgt omdat er is gekopieerd van de verkeerde collega. Dat laatste is een van de meest voorkomende oorzaken van te ruime toegang in kleine bedrijven.