Schrijf eerst op wat er echt moet kunnen, in uw eigen woorden, en laat de leverancier dát demonstreren met uw gegevens — niet met zijn voorbeeldbedrijf. Reken de kosten over vijf jaar, inclusief invoering en koppelingen. En neem de invoering serieus: de meeste projecten stranden niet op techniek maar op mensen die terugvallen op de oude manier.
Begin met wat er echt moet kunnen
Maak een lijst van vijftien tot twintig punten, in gewone taal, gesorteerd op belang. Bijvoorbeeld: "een monteur moet op locatie materiaal kunnen boeken zonder bereik" of "de voorraad moet automatisch afgeboekt worden bij een pakbon".
Laat elke leverancier die punten één voor één voordoen, met uw gegevens en uw manier van werken. Een demonstratie met een keurig voorbeeldbedrijf zegt niets: daar klopt alles altijd.
Vraag ook naar wat het pakket níet kan. Een leverancier die dat eerlijk benoemt, is betrouwbaarder dan een die alles bevestigt.
De data is het echte werk
Onderschat dit niet; het is vaak de grootste post.
- Wat gaat er mee? Klanten, artikelen, openstaande posten en lopende orders meestal wel. Volledige historie vaak niet, of tegen meerprijs.
- In welke staat is uw huidige data? Dubbele klanten, artikelen die niet meer bestaan, adressen die niet kloppen. Opschonen vóór de overzetting is goedkoper dan erna.
- Wat doet u met de historie die niet meekomt? Houd het oude pakket nog een jaar leesbaar, of maak een export die u kunt doorzoeken. U heeft een bewaarplicht van zeven jaar.
Koppelingen
Vraag per koppeling wie hem bouwt, wie hem onderhoudt en wat er gebeurt als een van beide partijen iets wijzigt. Denk aan: boekhouding, webshop, kassa, scanners, bank, urenregistratie.
Koppelingen die door een derde partij zijn gemaakt, zijn het kwetsbaarst: bij een update aan één kant staat u tussen twee leveranciers die naar elkaar wijzen. Leg vooraf vast wie u belt als het niet werkt.
Reken over vijf jaar
- Licenties per gebruiker per maand, met een jaarlijkse verhoging
- Eenmalige invoering en inrichting
- Data overzetten en opschonen
- Koppelingen, eenmalig en soms maandelijks
- Opleiding, en de uren die uw mensen eraan kwijt zijn
- Een periode waarin u tijdelijk twee pakketten betaalt
Die laatste twee posten staan nooit in een offerte en zijn samen vaak een kwart van het totaal.
De invoering
- Wijs één interne eigenaar aan die beslissingen mag nemen. Een project zonder eigenaar loopt vast op het eerste meningsverschil.
- Test met echte gegevens in een oefenomgeving, met de mensen die er straks mee werken.
- Kies een rustig moment. Niet vlak voor de jaarafsluiting of het hoogseizoen.
- Train kort en herhaal. Eén lange sessie vooraf beklijft niet; een halfuur per week in de eerste maand wel.
- Sta erbij in de eerste week. De leverancier of uw IT'er ter plekke, ook al kost dat een dag extra. Dat is de dag waarop mensen besluiten of ze het gaan gebruiken of gaan omzeilen.
En zet het oude pakket na de overstap op alleen-lezen in plaats van het meteen af te sluiten. Zolang er twee werkende systemen zijn, valt iedereen terug op het oude — maar iets kunnen opzoeken moet wel kunnen.