Reken op vier tot vijf jaar voor laptops, vijf tot zeven voor servers en netwerkapparatuur, en drie tot vier voor telefoons. Vervang gepland in plaats van bij storing: een laptop die het begeeft kost u een halve dag productiviteit plus spoedaanschaf, en dat is vaak meer dan het restant van de afschrijving.
Realistische termijnen
- Laptops: vier tot vijf jaar. Daarna lopen accuduur, snelheid en betrouwbaarheid hard terug, en vallen ze buiten garantie.
- Vaste pc's: vijf tot zes jaar. Ze staan stil en worden minder hardhandig behandeld.
- Schermen: acht jaar of langer. Vervang ze niet mee met de computer; dat is weggegooid geld.
- Servers: vijf tot zeven jaar, met de kanttekening dat de ondersteuning van het besturingssysteem vaak eerder stopt dan de hardware.
- Firewall en netwerkapparatuur: vijf tot zeven jaar, of eerder als er geen beveiligingsupdates meer komen. Dat laatste is bepalend, niet of het ding nog werkt.
- Accesspoints voor wifi: vijf tot acht jaar, maar de wifi-standaard veroudert sneller dan het apparaat.
- Telefoons: drie tot vier jaar, of tot er geen beveiligingsupdates meer komen.
Waarom het laatste jaar zo duur is
Een laptop van vijf jaar oud gaat niet ineens kapot; hij wordt langzaam traag. Dat kost elke dag een paar minuten wachten, bij elke handeling. Bij een medewerker die veertig uur per week werkt, tikt dat aan.
Tel daar bij op: de accu die nog maar een uur meegaat, de garantie die verlopen is, en de kans op uitval op een ongelegen moment. Bij een gemiddelde zakelijke laptop van rond de duizend euro is het vijfde jaar vaak duurder dan een nieuwe.
De vuistregel die ik hanteer: gaat de reparatie meer dan veertig procent van een nieuwe kosten en is het apparaat ouder dan drie jaar, dan vervangen.
Een vervangingsschema in een halve dag
Maak één overzicht met per apparaat: gebruiker, type, aanschafdatum, garantie-einde en geplande vervanging. Een spreadsheet volstaat. Daarmee kunt u drie dingen die u nu niet kunt:
- Begroten. U weet in oktober al wat u volgend jaar aan vervanging uitgeeft.
- Spreiden. Niet alle tien laptops in hetzelfde jaar vervangen, maar twee of drie per jaar.
- Onderhandelen. Een geplande bestelling van drie machines levert een betere prijs op dan drie spoedaankopen.
Houd één reservemachine
Voor een bedrijf vanaf ongeveer acht werkplekken loont het om één extra laptop klaar te hebben staan, ingericht en wel. Gaat er een stuk, dan is iemand binnen een halfuur weer aan het werk in plaats van over twee dagen. Die reservemachine is meteen de laptop die u het volgende jaar toch had moeten kopen, dus het kost u niets extra's, alleen eerder.
Wat u met de oude doet
Niet in de kast zetten "voor het geval dat". Schijf veilig wissen of vernietigen, en dan afvoeren of doorverkopen. Let op: gewoon verwijderen of formatteren is onvoldoende, en een laptop met bedrijfsgegevens die bij het grofvuil belandt, is een datalek. Leg per apparaat vast dat het gewist is en wanneer.