IT bij een bedrijfsverhuizing: de checklist

Drie maanden vooraf

• Zakelijke internetverbinding aanvragen op het nieuwe adres. Dit is stap één, altijd. Levertijden van twee tot drie maanden zijn normaal, en bij nieuwbouw of een bedrijventerrein zonder aansluiting kan het langer duren. Vraag ook na of er graafwerk nodig is; dat verandert de planning ingrijpend.
• Overweeg een tweede verbinding van een ander type of een andere aanbieder, als achtervang. Voor bedrijven die niet zonder kunnen is dit zelden een luxe.
• Netwerkontwerp maken. Waar komt de patchkast, waar zijn aansluitpunten nodig, waar hangen accesspoints? Dit moet vóór de verbouwing af zijn.
• Inventariseer wat mee gaat. Welke apparatuur verhuist, wat wordt vervangen en wat kan weg? Een verhuizing is het natuurlijke moment om afgeschreven spullen niet mee te nemen.
• Check contracten. Lopen er abonnementen op het oude adres die opgezegd of verhuisd moeten worden? Denk aan internet, telefonie, alarm en camera's.

Twee maanden vooraf

• Bekabeling inplannen met de elektricien. Dit moet gebeuren vóór het stucwerk en het plafond. Leg meer aansluitpunten aan dan u nu nodig heeft; achteraf bijleggen kost een veelvoud.
• Patchkast bepalen. Een geventileerde, afsluitbare ruimte met voldoende stroomgroepen. Niet in een bezemkast en niet naast de verwarmingsketel.
• Telefonie regelen. Gaat de centrale mee, of is dit het moment om over te stappen op een cloudcentrale? Nummerbehoud vraagt voorbereiding.
• Netwerkindeling bepalen. Aparte netwerken voor kantoor, gasten, camera's en werkplaats. Dit kost bij aanleg vrijwel niets extra en is achteraf een flinke klus.

Eén maand vooraf

• Apparatuur bestellen. Firewall, switches en accesspoints, met marge in de levertijd.
• Verhuisdag plannen met de leveranciers. Wie is waar aanwezig, en wie belt wie als iets niet werkt?
• Adreswijziging doorgeven aan software- en hostingleveranciers, en denk aan uw facturatiegegevens.
• Back-up controleren en testen. Vlak voor een verhuizing is de kans op schade aan apparatuur het grootst. Dit is het moment om zeker te weten dat uw back-up werkt.

De laatste week

• Nieuwe locatie opbouwen en testen. Internet, netwerk en wifi werkend krijgen met een paar proefwerkplekken, vóór de verhuizing.
• Labelen. Elk apparaat en elke kabel voorzien van een label met de nieuwe plek. Dit scheelt op de verhuisdag uren.
• Werkinstructie voor medewerkers. Eén A4: waar komt uw werkplek, hoe verbindt u met wifi, wie belt u als iets niet werkt.
• Draaiboek voor de verhuisdag. Wie zet wat af, in welke volgorde komt het weer aan, en wat is de uiterste tijd waarop iets moet werken.

De verhuisdag zelf

Zet de volgorde vast: eerst de patchkast en het netwerk, dan de werkplekken. Een werkplek aansluiten op een netwerk dat nog niet staat, levert alleen verwarring op.

Houd één persoon vrij die alleen coördineert en niet zelf sjouwt. In de praktijk is dat het verschil tussen een soepele dag en een dag waarop iedereen op elkaar staat te wachten.

Plan de verhuizing bij voorkeur op donderdag of vrijdag. Dan heeft u het weekend als marge voordat iedereen weer aan het werk moet.

De eerste werkdag

• Wees aanwezig of stand-by. Er zijn altijd kleine dingen: een printer die niet gevonden wordt, een medewerker wiens telefoon niet is overgezet.
• Controleer of scanners, kassa's en machines in de werkplaats verbinding hebben. Die worden op de verhuisdag het vaakst vergeten.
• Loop het pand rond met een telefoon om wifi-dekking te controleren in de praktijk, inclusief hoeken die u op papier prima had.