Labels zijn geen mappen: één bericht kan er meerdere hebben en zit niet "in" een map. Archiveren haalt een bericht alleen uit het postvak, het verwijdert niets. Gebruik groepen in plaats van doorgestuurde accounts voor info@ en administratie@, en controleer periodiek op doorstuurregels die niemand heeft gemaakt.
1. Labels zijn geen mappen
In Gmail zit een bericht niet in één map; het heeft labels, en dat kunnen er meerdere zijn. Sleept u een bericht naar een label, dan verplaatst u het niet echt — u geeft het een etiket en haalt het uit het postvak in.
Dat is krachtiger dan mappen, want één bericht kan bij een klant én bij een project horen. Het is ook verwarrend voor wie uit een mappenwereld komt, en bij een latere migratie naar Outlook worden labels mappen, waardoor een bericht met drie labels op drie plekken terechtkomt.
2. Archiveren is niet verwijderen
De knop Archiveren haalt een bericht uit uw postvak in maar laat het gewoon staan; het is terug te vinden via Alle e-mail en via zoeken. Veel mensen denken dat ze opruimen terwijl ze alleen het zicht wegnemen.
Dat is niet erg — opslag is ruim — maar het betekent wel dat u uw bewaartermijnen apart moet instellen. Archiveren doet dat niet voor u.
3. Gedeelde adressen: gebruik groepen
Voor info@, verkoop@ en administratie@ zie ik vaak twee oplossingen die allebei rommelig zijn: een apart account waar iemand mee inlogt, of een doorstuur naar een persoonlijk adres.
Beter is een Google-groep. Die kost geen licentie, iedereen leest mee met zijn eigen account, de geschiedenis blijft bewaard, en iemand toevoegen of weghalen is één handeling. Zorg wel dat de groep niet openstaat voor de hele wereld; dat is een standaardinstelling die u moet nakijken.
4. Een alias is geen postbus
U kunt een gebruiker meerdere adressen geven. Dat is handig — post aan verkoop@ komt dan bij Jan binnen — maar het blijft één postbus. Gaat Jan weg, dan gaat het adres mee, tenzij u het tijdig verplaatst.
Gebruik aliassen voor spelfouten en oude adressen, en groepen voor alles wat door meer dan één persoon moet worden gelezen.
5. Doorstuurregels en filters
Dit is de valkuil met de grootste gevolgen. Een aanvaller die toegang krijgt tot een mailbox, stelt vrijwel standaard een filter in dat berichten met woorden als "factuur" of "IBAN" doorstuurt of meteen archiveert. Die regel blijft werken nadat u het wachtwoord heeft gewijzigd.
Wat u doet:
- Zet een waarschuwing aan voor nieuw ingestelde doorstuurregels.
- Blokkeer automatisch doorsturen naar buiten, tenzij expliciet toegestaan.
- Controleer bij elk vermoeden van een inbraak éérst de filters, dan pas het wachtwoord.
Loop de filters van gedeelde en belangrijke postbussen één keer per jaar door. Er staan bijna altijd regels in die iemand jaren geleden heeft gemaakt en allang is vergeten.