Leg vóór de verhuizing alle DNS-instellingen vast met een schermafdruk; die gaan bij een verhuizing regelmatig verloren. Verhuizen van registratie en wijzigen van DNS zijn twee aparte handelingen — doe ze niet op dezelfde dag. En controleer dat de domeinnaam op naam van uw bedrijf staat, niet op die van uw webbouwer.
Eerst: van wie is de domeinnaam?
Dit is het belangrijkste punt van dit artikel. Bij veel kleine bedrijven staat de domeinnaam op naam van de partij die ooit de website maakte. Dat betekent dat u formeel geen eigenaar bent van het adres waar al uw mail op binnenkomt.
Controleer dit bij SIDN voor een .nl-domein: daar kunt u opzoeken wie de houder is. Staat er iemand anders, laat dat dan wijzigen. Een fatsoenlijke leverancier werkt daaraan mee; een die tegenstribbelt, vertelt u precies waarom dit belangrijk is.
Twee verschillende handelingen
Mensen halen deze door elkaar, en daar komt de uitval vandaan.
- Verhuizen van de registratie betekent dat een andere partij het beheer van de domeinnaam overneemt. Dat gebeurt met een verhuiscode en duurt bij .nl meestal enkele dagen.
- Wijzigen van de DNS-instellingen bepaalt waar mail en website naartoe gaan. Dat is een aparte handeling die u ook zonder verhuizing kunt doen.
Doe ze niet tegelijk. Verhuis eerst de registratie met precies dezelfde DNS-instellingen, controleer dat alles blijft werken, en wijzig de instellingen pas een week later.
Wat u vooraf vastlegt
Maak schermafdrukken van alle DNS-instellingen. Bij een verhuizing worden ze niet altijd meegenomen, en dan moet u ze reconstrueren terwijl uw mail al uit ligt. Let op:
- MX-records — waar uw mail heen gaat. Het belangrijkst.
- SPF, DKIM en DMARC — zonder deze belandt uw mail in de spam, en dat merkt u pas dagen later.
- A- en CNAME-records voor uw website en subdomeinen.
- Verificatierecords van Microsoft, Google, uw webshop of een marketingdienst. Die worden het vaakst vergeten.
- Records voor telefonie of een koppeling met een extern systeem.
De uitvoering
- Verlaag een dag van tevoren de geldigheidsduur van de DNS-instellingen naar bijvoorbeeld vijf minuten. Dan gaat de omschakeling later snel in plaats van dat het een dag duurt.
- Vraag de verhuiscode op bij uw huidige partij. Die zijn ze verplicht te geven.
- Voer de verhuizing uit bij de nieuwe partij, met identieke DNS-instellingen.
- Controleer na afloop of mail nog binnenkomt en de website nog werkt.
- Wijzig daarna pas wat er gewijzigd moet worden, bij voorkeur op een vrijdagavond.
- Zet de geldigheidsduur weer omhoog als alles stabiel is.
Na afloop
Zet de automatische verlenging aan en controleer of het contactadres bij de registratie een adres is dat u leest — niet het mailadres van een vertrokken medewerker. Een domeinnaam die verloopt omdat niemand de herinnering zag, legt uw hele bedrijf stil, en terugkrijgen is een kostbaar en traag proces.