Reken altijd over vijf jaar en neem alle posten mee: licenties, back-up van de cloudomgeving, beheer, en een zwaardere internetverbinding. De cloud wint bijna altijd bij bedrijven die thuiswerken of groeien, en verliest vaak bij bedrijven met grote bestanden en een server die nog prima draait.
Wat u tegenover elkaar zet
Een eerlijke vergelijking bevat aan beide kanten meer dan mensen denken.
Server op kantoor: aanschaf server, besturingssysteem en licenties, installatie, onderhoudscontract, stroom, een noodstroomvoorziening, back-upvoorziening, en vervanging na vijf tot zeven jaar. Plus de uren voor updates en storingen.
Cloud: licenties per gebruiker per maand, back-up van die cloudomgeving, de eenmalige migratie, beheer, en vaak een betere internetverbinding met een noodlijn.
Een rekenvoorbeeld voor twaalf medewerkers
Ruwe orde van grootte, geen offerte. Over vijf jaar:
- Server: ongeveer zes- tot achtduizend euro aanschaf en installatie, plus jaarlijks onderhoud, back-up en stroom. Tel daarbij de vervanging aan het eind. U komt ergens tussen de vijftien- en twintigduizend euro uit.
- Cloud: twaalf gebruikers maal een bedrag per maand voor licenties en back-up, plus eenmalig de migratie. Bij tien euro per gebruiker per maand is dat ruim zevenduizend euro in vijf jaar, plus de migratie van enkele duizenden.
Op papier wint de cloud dan. Maar zodra u zwaardere licenties nodig heeft, of als er grote hoeveelheden data bij komen, draait dat om. En een server die nu nog drie jaar meekan, is een investering die al gedaan is.
De posten die in offertes ontbreken
- Back-up van uw cloudomgeving. Microsoft en Google bewaren uw gegevens, maar herstellen niet wat u zelf verwijdert of laat versleutelen. Reken op twee tot vijf euro per gebruiker per maand.
- De internetverbinding. Alles in de cloud betekent: geen internet, geen werk. Een tweede lijn is dan geen luxe meer.
- De migratie zelf. Vaak een van de grootste posten, en de meest onderschatte.
- Licenties die in prijs stijgen. Reken met een jaarlijkse verhoging, geen vast bedrag.
- Software die niet meeverhuist. Soms moet er een pakket vervangen worden. Dat is de post die projecten laat ontsporen.
Waar de cloud echt wint
Niet op de factuur, maar op de rest. Geen investering ineens, geen server die op vrijdagmiddag stukgaat, thuiswerken zonder gedoe, en een nieuwe medewerker die binnen een uur draait. Ook de beveiliging is bij grote aanbieders doorgaans beter dan wat een klein bedrijf zelf kan inrichten.
Mijn advies aan de meeste klanten: laat een gezonde server zijn leven uitdienen en migreer op het moment dat vervanging aan de orde is. Dan betaalt u één keer voor de overstap in plaats van twee keer voor alles.