Case · grotere organisatie
Als de enige die het weet ineens wegvalt
Bij een organisatie met meerdere locaties viel de IT-verantwoordelijke onverwacht en langdurig uit. Er liepen projecten, er stonden meldingen open en niemand anders had de wachtwoorden of wist welke afspraken er met leveranciers waren.
- Situatie
- Langdurige uitval IT-medewerker
- Omvang
- Grotere organisatie, meerdere locaties
- Inzet
- Tijdelijk, afgebouwd na overdracht
- Onderdelen
- Beheer, leveranciers, projecten, documentatie
De situatie
Kennis die alleen in één hoofd zat
Dit is een risico dat veel organisaties pas zien op het moment dat het zich voordoet. Eén persoon regelt de IT, doet dat jarenlang goed, en daardoor is er nooit aanleiding geweest om vast te leggen hoe alles in elkaar zit.
Bij uitval blijkt dan dat er geen actueel overzicht is van leveranciers en contracten, dat beheerderswachtwoorden op naam van die persoon staan, en dat lopende projecten alleen in zijn agenda zichtbaar waren. Het werk ligt niet meteen stil, maar er loopt vanaf dag één schade op die pas weken later zichtbaar wordt.
De aanpak
Stabiliseren, dan vastleggen, dan overdragen
De eerste week ging over doorlopen: openstaande meldingen oppakken, contact leggen met leveranciers en zorgen dat er weer toegang was tot de belangrijkste systemen op naam van de organisatie zelf, niet op naam van een persoon.
Daarna is alles vastgelegd wat er niet stond: welke systemen er draaien, wie welke leverancier is, wanneer contracten aflopen, hoe de omgeving is opgebouwd en welke projecten er liepen met welke afspraken. Dat overzicht was op zichzelf al waardevol, los van de situatie.
De lopende projecten zijn beoordeeld op wat door moest en wat kon wachten. Een paar trajecten zijn bewust stilgelegd, omdat ze zonder de oorspronkelijke kennis meer risico dan resultaat opleverden.
Toen duidelijk werd hoe het verder zou gaan, is de inzet afgebouwd en overgedragen. Omdat alles inmiddels gedocumenteerd was, kon dat in korte tijd.
Het resultaat
Wat er veranderde
Voor organisaties die dit herkennen maar nog niets is overkomen: het loont om de documentatie op orde te hebben vóórdat u hem nodig heeft. Dat is een kwestie van enkele dagen werk, en het verschil tussen een vervelende periode en een dure.
Meer
Andere cases
Groothandel: van briefjes naar een werkend magazijn
Voorraad klopte niet, facturen gingen te laat de deur uit en één persoon wist hoe alles werkte. In één traject magazijn, administratie en werkplekken ingericht.
1 dag inwerktijd voor een nieuwe magazijnmedewerker, was ruim twee weken Lees deze case Zakelijke dienstverleningAdviesbureau: weg bij de server in de meterkast
Een afgeschreven server, bestanden op vier plekken en thuiswerken via omwegen. In één weekend overgezet naar een centraal beheerde cloudwerkplek.
1 weekend van oude server naar volledig werkende cloudomgeving Lees deze caseGratis IT-scan
Binnen 30 minuten weet u waar uw IT staat
Ik loop met u de belangrijkste punten door: beheer, beveiliging, back-up, licenties en kosten. U krijgt een eerlijk beeld van wat goed gaat, wat risico oplevert en wat het kost om het op te lossen. Geen verkooppraatje, geen verplichtingen.
Wat u krijgt
- Een overzicht van uw IT op één A4, in gewone taal
- De drie grootste risico's, met wat het kost om ze weg te nemen
- Een eerlijke prijsindicatie voor beheer of een project
- Antwoord binnen één werkdag, ook als ik niet de juiste partij ben