Case · groothandel
Van geprinte briefjes naar een magazijn dat klopt
Een groothandel in versproducten groeide snel. De omzet steeg, het aantal klanten ook, maar de systemen liepen nog zoals in de beginjaren. Dat begon zichtbaar te worden bij de klant.
- Branche
- Groothandel, versproducten
- Omvang
- Circa 20 medewerkers
- Doorlooptijd
- Enkele maanden, gefaseerd
- Onderdelen
- Magazijn, facturatie, werkplekken, camera's
De situatie
Alles werkte, maar niets werkte samen
Orders kwamen binnen via telefoon, mail en WhatsApp. In het magazijn werd gepickt van een geprint briefje. De voorraad in het systeem was een schatting, want wat er 's ochtends uitging werd pas 's avonds ingeboekt, als er tijd voor was.
De administratie liep daardoor structureel achter op het magazijn. Facturen gingen soms dagen later de deur uit, en bij een verschil tussen geleverd en gefactureerd was er geen manier om terug te kijken wat er precies was meegegaan.
Daar kwam bij dat er één medewerker was die het hele proces in zijn hoofd had. Als hij vrij was, ging er merkbaar meer mis. Nieuwe mensen inwerken kostte weken, omdat er niets op papier stond.
De aanpak
Eerst meelopen, daarna pas kiezen
Ik ben begonnen met een paar dagen meelopen: in het magazijn, bij de orderverwerking en op de administratie. Daaruit bleek dat het echte knelpunt niet de software was, maar het moment van registreren. Zolang uitgaande goederen pas aan het eind van de dag werden geboekt, kon geen enkel systeem kloppende voorraad tonen.
Op basis daarvan is een magazijnsysteem gekozen dat paste bij de omvang van het bedrijf, gekoppeld aan de bestaande administratie. Bewust geen groot ERP-traject: dat zou een veelvoud kosten en pas iets opleveren als de basis al klopte.
Vervolgens is het proces opnieuw ingericht rond scannen. Ontvangen, picken en verzenden gebeuren nu met een handscanner, waardoor de voorraad direct meebeweegt. Dat vroeg wel om betrouwbare wifi tot achter in de stellingen, dus het netwerk is in hetzelfde traject aangepakt.
Tot slot zijn de werkplekken op kantoor vernieuwd en gestandaardiseerd, en is camerabeveiliging op het terrein aangesloten op hetzelfde, afgeschermde netwerk.
Het resultaat
Wat er veranderde
Het belangrijkste resultaat staat niet in cijfers: het bedrijf is niet langer afhankelijk van één persoon die alles in zijn hoofd heeft. De werkinstructies liggen er, het proces is zichtbaar in het systeem, en bij vakantie of ziekte draait het gewoon door.
Meer
Andere cases
Adviesbureau: weg bij de server in de meterkast
Een afgeschreven server, bestanden op vier plekken en thuiswerken via omwegen. In één weekend overgezet naar een centraal beheerde cloudwerkplek.
1 weekend van oude server naar volledig werkende cloudomgeving Lees deze case Bouw & installatieVerhuizing: op dag één gewoon aan het werk
Netwerkontwerp, bekabeling en internet drie maanden vooruit gepland, zodat het hele bedrijf op maandagochtend in het nieuwe pand kon beginnen.
Dag 1 iedereen aan het werk in het nieuwe pand, zonder improvisatie Lees deze caseGratis IT-scan
Binnen 30 minuten weet u waar uw IT staat
Ik loop met u de belangrijkste punten door: beheer, beveiliging, back-up, licenties en kosten. U krijgt een eerlijk beeld van wat goed gaat, wat risico oplevert en wat het kost om het op te lossen. Geen verkooppraatje, geen verplichtingen.
Wat u krijgt
- Een overzicht van uw IT op één A4, in gewone taal
- De drie grootste risico's, met wat het kost om ze weg te nemen
- Een eerlijke prijsindicatie voor beheer of een project
- Antwoord binnen één werkdag, ook als ik niet de juiste partij ben