Begin bij de factuur, niet bij de app: wat moet er op de bon staan om dezelfde dag te kunnen factureren? Kies een pakket dat koppelt met uw boekhouding, laat monteurs offline kunnen werken, en voer het in met twee mensen gedurende twee weken voordat u het hele team overzet.
Waar de winst zit
- Eerder factureren. Bij de meeste bedrijven scheelt dit vijf tot tien dagen in de doorlooptijd. Dat is direct werkkapitaal.
- Minder kwijt. Een bon die in de bus van een bestelwagen blijft liggen, wordt niet gefactureerd. Iedereen die met papier werkt, kent dit.
- Leesbaar en compleet. Verplichte velden zorgen dat het uurtal, het materiaal en de handtekening erop staan.
- Foto's erbij. Bij discussie over meerwerk of schade is een foto van de situatie meer waard dan een zin op een bon.
- Minder overtypen op kantoor. Vaak de helft van een administratieve functie.
Begin bij de factuur
De meest gemaakte fout is beginnen met het kiezen van een app. Begin andersom: leg een factuur naast een werkbon en bepaal welke gegevens er nodig zijn om die factuur te kunnen maken zonder dat iemand hoeft te bellen.
Meestal is dat: klant en locatie, datum, wie er was, gewerkte uren per persoon, gebruikt materiaal, omschrijving van het werk, eventueel meerwerk met akkoord, en een handtekening. Meer velden dan dat maken de bon trager in te vullen en dus slechter ingevuld.
Waar u op let bij de keuze
- Koppeling met uw boekhouding. Zonder koppeling typt iemand het alsnog over en is de winst weg.
- Werkt het offline? In een kruipruimte, een kelder of op een bouwterrein is er geen bereik. De app moet lokaal kunnen opslaan en later synchroniseren, zonder dat er iets verdwijnt.
- Materiaal scannen of zoeken. Een monteur gaat geen artikelnummers intikken. Zoeken op omschrijving of scannen van een barcode is het verschil tussen gebruiken en niet gebruiken.
- Handtekening op het scherm en de bon meteen per mail naar de klant.
- Hoe zit het met de planning? Als de planner de opdracht vooruit kan sturen, hoeft de monteur niets in te vullen dat al bekend is.
- Wat kost het per gebruiker per maand, en wat kost de eenmalige inrichting?
De invoering
Hier loopt het vaakst iets mis, en zelden door de techniek.
- Begin met twee monteurs die het zien zitten, twee weken lang, naast het papier.
- Pas de bon aan op basis van wat zij melden. Meestal blijken er twee velden te veel en één te weinig.
- Schaf het papier daarna echt af. Twee systemen naast elkaar houden is de zekerste manier om te mislukken: dan gebruikt iedereen het papier.
- Regel de telefoons. Werkt het op privétoestellen of krijgt iedereen een zakelijk toestel? Dat is een kostenpost die in geen enkele offerte staat.
De weerstand
Die komt bijna altijd van dezelfde zorg: "straks kunnen ze zien waar ik ben en hoe lang ik erover doe." Wees daar eerlijk over. Zeg wat u wel en niet gaat gebruiken, en houd u daaraan. Gebruikt u de gegevens om mensen af te rekenen op tempo, dan worden bonnen creatief ingevuld en heeft u niets gewonnen.
Let er ook op dat locatiegegevens van medewerkers persoonsgegevens zijn. Zet in uw register waarom u ze verwerkt en hoe lang u ze bewaart, en bespreek het vooraf met uw mensen.