OneDrive is uw eigen la. SharePoint is de gezamenlijke archiefkast. Teams is de vergaderruimte waar die archiefkast ook staat. Alles waar meer dan één persoon iets aan heeft, hoort in de kast, niet in uw la. Dat is de hele regel.
OneDrive: uw eigen la
Persoonlijke opslag, gekoppeld aan uw account. Voor concepten, aantekeningen, en dingen waar u nog aan werkt. U kunt er bestanden uit delen, maar dat is een uitzondering, geen werkwijze.
Het belangrijkste om te onthouden: wat in uw OneDrive staat, verdwijnt als uw account wordt opgeheven. Een offertemap in de OneDrive van een vertrokken collega is daarmee een probleem dat u pas ontdekt als het te laat is.
SharePoint: de gezamenlijke kast
Gedeelde opslag van het bedrijf. Niet gekoppeld aan een persoon, maar aan een afdeling, project of proces. Hier horen klantdossiers, offertes, projecten en administratie.
SharePoint kan meer dan bestanden bewaren — het is eigenlijk een websysteem — maar voor de meeste kleine bedrijven is het precies dat: de plek waar de gezamenlijke bestanden staan, met rechten per map en een versiegeschiedenis.
Teams: de vergaderruimte bij die kast
Hier zit de verwarring. Teams is een chat- en vergaderprogramma, maar elk Teams-kanaal heeft ook een tabblad Bestanden. Die bestanden staan niet "in Teams": ze staan in SharePoint. Teams is een andere deur naar dezelfde kast.
Dat betekent dat u hetzelfde bestand kunt openen via Teams, via SharePoint in de browser, of via de gesynchroniseerde map op uw computer. Drie wegen, één bestand. Zodra mensen dat begrijpen, verdwijnt negentig procent van de verwarring.
De regel voor dagelijks gebruik
- Werkt u er alleen aan en is het nog niet af? OneDrive.
- Heeft een collega het ooit nodig? Een Teams-kanaal of SharePoint-bibliotheek.
- Is het voor een klant? Deel een link vanuit de gezamenlijke kast, nooit vanuit uw eigen la.
Bij twijfel: de kast. Iets te vroeg delen is nooit een probleem geweest; iets vergeten in een persoonlijke map wel.
Hoe u het inricht
Maak per afdeling of proces één Teams-werkruimte, met daarin kanalen voor de onderdelen. Dus: een team Verkoop met kanalen Offertes, Klanten en Marketing. Elk kanaal krijgt automatisch zijn eigen map in SharePoint.
Beperk wie nieuwe werkruimtes mag aanmaken. Standaard mag iedereen dat, en dan heeft u binnen een jaar dertig teams waarvan de helft leeg is en niemand meer weet waar iets staat.
Eén ding dat mensen vergeten
Chatberichten in Teams horen niet bij het archief. Een afspraak die alleen in een chat staat, is over twee jaar niet meer terug te vinden en valt buiten uw bewaartermijnen. Leg afspraken vast waar ze horen: in de mail, in het dossier, of in uw systeem.