Zet tablets in beheer voordat u ze uitdeelt: dan kunt u ze op afstand instellen, vergrendelen en wissen. Laat mensen met hun eigen account inloggen, ook op een gedeeld apparaat, anders weet u niet wie wat heeft gedaan. En kies apparatuur die tegen de omgeving kan; een consumententablet in een werkplaats gaat binnen een jaar stuk.
De hardware
- Robuustheid. Kijk naar de opgegeven valhoogte en naar stof- en waterbestendigheid. In een werkplaats of buiten is dat geen overbodige luxe; een stevige hoes op een gewone tablet is vaak al genoeg.
- Bedienbaar met handschoenen. Test dit vooraf met de handschoenen die uw mensen echt dragen.
- Leesbaar in fel licht. Op een buitenterrein of bij een laadperron is een scherm met weinig helderheid onbruikbaar.
- Accuduur en opladen. Een hele dienst moet erop passen. Zet een laadstation op een vaste plek, anders zijn ze 's ochtends leeg.
- Hoelang wordt het model geleverd? Bij uitbreiding wilt u hetzelfde type, niet vier verschillende.
- Updates. Een tablet die geen beveiligingsupdates meer krijgt, hoort niet bij uw bedrijfsgegevens te kunnen.
Zet ze in beheer
Dit is het verschil tussen een vloot apparaten en een verzameling losse tablets. Met apparaatbeheer kunt u:
- een nieuw apparaat automatisch inrichten met de juiste apps en instellingen;
- een schermvergrendeling verplichten;
- het apparaat beperken tot de apps die het nodig heeft;
- op afstand vergrendelen of wissen bij verlies;
- zien welke apparaten achterlopen met updates.
Doe dit vóór de uitrol. Twintig tablets achteraf in beheer nemen is werk dat u één keer te veel doet.
Gedeelde apparaten
Een tablet die door de hele ploeg wordt gebruikt, is handig en levert twee problemen op: u weet niet wie wat heeft gedaan, en iedereen kan bij alles wat er openstaat.
Laat mensen daarom met hun eigen account inloggen, ook al is het apparaat gedeeld. Veel branchesoftware ondersteunt dat met een korte pincode per medewerker; dat werkt op de werkvloer beter dan een wachtwoord op een klein scherm.
Stel daarnaast in dat het apparaat na een paar minuten inactiviteit vergrendelt en de gebruiker afmeldt. Anders staat de tablet een uur later nog open op de naam van iemand die al naar huis is.
Als er een kwijtraakt
Ze raken kwijt, dat hoort erbij. Zorg dat dat geen incident is maar een handeling:
- Melden dezelfde dag.
- Op afstand vergrendelen en wissen.
- Het account van de gebruiker controleren op vreemde aanmeldingen.
- Vervangen uit de reservevoorraad — houd er één of twee klaar.
Registreer bij aanschaf het serienummer en aan wie of aan welke afdeling het apparaat is uitgegeven. Zonder dat overzicht weet u na een jaar niet meer hoeveel er zijn en waar ze staan, en dat is precies wat u nodig heeft als er een verdwijnt.