Zet op één A4: wie u belt, wat de eerste vijf handelingen zijn, waar de back-ups staan, welke systemen in welke volgorde terug moeten, en welke gegevens u offline achter de hand heeft. Print het, hang het op en geef iedereen met sleutels een kopie. Digitaal opgeslagen is precies daar waar u er niet bij kunt.
Waarom papier
Een plan in SharePoint is onbereikbaar als uw omgeving plat ligt. Een plan op de server is onbereikbaar als de server het probleem is. Bij elk incident dat ik heb meegemaakt, was het eerste kwartier chaos omdat niemand wist wie te bellen. Een geprint vel lost dat op.
De zes blokken op het vel
1. Wie belt wie
Namen en nummers van: uw IT'er, uw internetprovider met klantnummer, uw verzekeraar met polisnummer, uw boekhouder, en de leverancier van uw belangrijkste bedrijfssoftware. Met daarbij: wie binnen het bedrijf de leiding neemt en wie de klanten informeert.
2. De eerste vijf handelingen
Kort en genummerd. Bijvoorbeeld: netwerkkabels los, wifi uit, back-upschijf loskoppelen, niemand laten inloggen, IT'er bellen. Geen uitleg, alleen de handelingen.
3. Waar de back-ups staan
Welke back-ups er zijn, waar ze staan, hoe vaak ze worden gemaakt en hoe ver ze teruggaan. Inclusief de kopie die niet aan het netwerk hangt. Zet er ook bij wie het wachtwoord heeft en waar dat bewaard wordt.
4. De volgorde van terugkomen
Wat moet er eerst werken? Voor de meeste bedrijven: internet, dan telefonie, dan mail, dan de bedrijfssoftware, dan de rest. Dat lijkt vanzelfsprekend tot het moment dat drie mensen tegelijk iets anders het belangrijkst vinden.
5. Wat er offline nog kan
Kunt u pinnen als het netwerk plat ligt? Heeft u de planning van vandaag op papier? Staan de nummers van uw tien belangrijkste klanten ergens buiten het systeem? Dit blok voorkomt dat een dag volledig verloren gaat.
6. Hoe lang u het volhoudt
Twee getallen die u zelf bepaalt: hoeveel uur mag het duren voordat u weer draait, en hoeveel werk mag u kwijtraken. Als u zegt "maximaal vier uur werk kwijt", dan moet er minstens elke vier uur een back-up worden gemaakt. Zo simpel is de rekensom, en zo zelden wordt hij gemaakt.
Eén keer per jaar oefenen
Niet met een grote oefening, maar met twee vragen aan de koffietafel: "wie zou jij bellen als morgen niets meer werkt?" en "waar hangt het vel?". Als het antwoord op beide komt, werkt het plan. Zo niet, dan weet u het nu in plaats van straks.
Werk het vel bij als er iets verandert: een nieuwe provider, een andere IT'er, een verhuizing. Zet een vaste datum in de agenda, bijvoorbeeld in januari, zodat het niet stilletjes veroudert.
Wat er na een incident op moet
Elk incident levert een verbetering op. Noteer na afloop in twee regels wat er beter had gekund en pas het vel aan. Na twee incidenten is het een document dat echt bij uw bedrijf hoort, in plaats van een sjabloon dat u ergens heeft gedownload.