Zet tweestapsverificatie verplicht aan, werk met gedeelde drives in plaats van met persoonlijke mappen, stel SPF, DKIM en DMARC in, en beperk delen buiten het bedrijf. Regel daarnaast een aparte back-up: Google bewaart uw gegevens, maar herstelt niet wat u zelf weggooit.
Beveiliging: eerst dit
- Tweestapsverificatie verplicht stellen voor alle gebruikers. U kunt een invoerperiode instellen zodat mensen een paar weken de tijd hebben.
- Een apart beheerdersaccount dat u alleen gebruikt als het nodig is. Werk dagelijks met een gewone gebruiker.
- Minder veilige toegang blokkeren. Oude mailprogramma's die alleen met een wachtwoord werken, omzeilen de tweede stap.
- Waarschuwingen aanzetten voor verdachte aanmeldingen en voor nieuwe doorstuurregels in mailboxen.
Gedeelde drives, niet persoonlijke mappen
5. Dit is de belangrijkste inrichtingskeuze. Bestanden in de persoonlijke Drive van een medewerker zijn van die medewerker: vertrekt hij, dan verdwijnen ze. Bestanden in een gedeelde drive zijn van het bedrijf.
Maak gedeelde drives per afdeling of proces — Verkoop, Projecten, Administratie, Algemeen — en spreek af dat bedrijfsbestanden daar staan. Beperk wie nieuwe drives mag aanmaken, anders heeft u er binnen een jaar dertig.
Delen naar buiten begrenzen
6. Standaard mag iedereen alles met iedereen delen, inclusief "iedereen met de link". Voor een bedrijf is dat te ruim. Stel in dat delen buiten het bedrijf een waarschuwing geeft, en dat links standaard beperkt zijn tot specifieke personen.
7. Zet een standaard vervaldatum op externe toegang, bijvoorbeeld dertig of zestig dagen. Zo dooft oude toegang vanzelf uit in plaats van jarenlang open te blijven staan.
Mail en domein
- SPF, DKIM en DMARC instellen. DKIM staat bij Google standaard uit; die moet u zelf aanzetten. Zonder deze drie belandt uw mail vaker in de spam en kan iedereen namens uw domein mailen.
- Groepen in plaats van doorgestuurde accounts voor info@, verkoop@ en administratie@. Een groep kost geen licentie en de geschiedenis blijft bewaard.
En de back-up
10. Google zorgt dat de dienst blijft draaien, niet dat u kunt terughalen wat iemand vier maanden geleden heeft verwijderd. De prullenbak van Drive bewaart dertig dagen, een verwijderd account nog korter. Voor de bewaarplicht van zeven jaar is dat ruim onvoldoende.
Neem een aparte back-updienst voor Gmail, Drive, agenda en contacten. Reken op twee tot vijf euro per gebruiker per maand.
Drie afspraken op papier
- Bedrijfsbestanden staan in een gedeelde drive, niet in Mijn Drive.
- Delen met klanten gaat via een link met vervaldatum.
- Eén persoon beheert de structuur van de gedeelde drives.
Deze drie voorkomen het merendeel van de problemen die ik een jaar na een overstap tegenkom.