Samen in één bestand werken kan, mits het in SharePoint of OneDrive staat en iedereen het opent via Excel of de browser — niet via een gesynchroniseerde kopie die offline wordt bewerkt. Loopt het toch vast, dan is de oorzaak meestal een gekoppelde gegevensbron, een macro of een bestand dat te groot is geworden.
Hoe samenwerken wel werkt
Staat een bestand in SharePoint of OneDrive en openen mensen het rechtstreeks daar, dan kunnen ze tegelijk werken. U ziet elkaars cursor, wijzigingen komen live binnen, en er is een versiegeschiedenis om op terug te vallen.
Voorwaarden:
- Het bestand staat in de cloud, niet op een netwerkschijf. Op een netwerkschijf blijft de oude vergrendeling gelden.
- Iedereen opent het op dezelfde manier, via de bibliotheek of via Teams. Één iemand die een kopie op zijn bureaublad bewerkt, breekt het geheel.
- Automatisch opslaan staat aan. Anders blijven wijzigingen lokaal hangen tot iemand opslaat.
- Het bestand is .xlsx, niet het oude .xls-formaat.
Wanneer het niet werkt
Samen bewerken lukt niet bij bestanden met bepaalde eigenschappen. Loopt het vast, controleer dan:
- Macro's. Een bestand met macro's (.xlsm) kan niet door meerdere mensen tegelijk worden bewerkt.
- Gekoppelde gegevensbronnen die verversen vanuit een database of een ander bestand.
- Gedeelde werkmappen, de oude functie uit Excel. Zet die uit; hij is vervangen door samen bewerken en botst ermee.
- Grootte. Boven enkele tientallen megabytes wordt het traag en onbetrouwbaar, zeker in de browser.
- Werkbladbeveiliging op delen van het bestand kan samenwerken blokkeren.
Wanneer Excel niet meer het juiste gereedschap is
Er is een punt waarop een spreadsheet niet meer past. De signalen:
- Meer dan drie of vier mensen werken er dagelijks in.
- Er zitten formules in die niemand meer durft aan te passen.
- Het bestand is de enige plek waar bepaalde bedrijfsgegevens staan.
- Er is een versie met "definitief" in de naam en een met "nieuw".
- Iemand maakt elke week handmatig een overzicht uit het bestand.
Op dat punt is een eenvoudig systeem — een planningspakket, een voorraadmodule, een urenapp — meestal goedkoper dan de tijd die het spreadsheet kost. Dat hoeft geen groot project te zijn; er zijn kleine pakketten voor tientjes per gebruiker per maand.
Vergeet de back-up niet
Een Excel-bestand met uw planning of voorraad is bedrijfskritisch, ook al staat het niet in een systeem. De versiegeschiedenis in SharePoint helpt bij een fout, maar niet als iemand het bestand verwijdert en het na drie maanden uit de prullenbak is.
Zorg dat de map waar dit soort bestanden in staat, in uw back-up van de cloudomgeving zit. En kijk eens naar wie er allemaal bij kan: bij dit soort bestanden staat de toegang bijna altijd ruimer dan bedoeld.