Deel een link uit uw eigen cloudomgeving in plaats van een bijlage. Zet er een vervaldatum op en, bij gevoelige stukken, een wachtwoord. Dat zit al in Microsoft 365 en Google Workspace, kost niets extra, en u kunt achteraf zien wie het heeft geopend en de toegang weer intrekken.
Waarom de bijlage niet aankomt
De meeste mailomgevingen weigeren bijlagen boven de 20 tot 25 megabyte, en sommige ontvangers hanteren een nog lagere grens. Het vervelende is dat u daar vaak niets van merkt: de mail lijkt verzonden en de klant wacht.
Daar komt bij dat een bijlage een kopie is. Wijzigt u de offerte, dan heeft de klant nog steeds de oude. Bij een link blijft er één versie bestaan.
Delen met een link uit uw eigen omgeving
In Microsoft 365 en Google Workspace deelt u een bestand of map met een link. Daarbij kunt u instellen:
- Wie de link mag gebruiken: iedereen met de link, of alleen specifieke personen.
- Alleen bekijken of ook bewerken. Voor een offerte: alleen bekijken.
- Een vervaldatum. Bijvoorbeeld dertig dagen. Daarna is de link dood.
- Een wachtwoord, dat u via een ander kanaal doorgeeft. Niet in dezelfde mail zetten; dat is een slot met de sleutel ernaast.
- Downloaden blokkeren, als u alleen wilt laten meekijken.
Belangrijk: u kunt de toegang later intrekken. Bij een bijlage of een overzetdienst kan dat niet meer.
Wat er mis is met gratis overzetdiensten
Ze werken prima, dat is niet het punt. Het punt is dat uw bestand op een server van een derde partij staat, dat u niet weet waar en hoelang, en dat de link vaak door iedereen te gebruiken is die hem in handen krijgt. Voor een fotobestand van een bedrijfsuitje maakt dat niets uit. Voor een loonlijst, een personeelsdossier of een offerte met uw inkoopprijzen wel.
Werkt u met persoonsgegevens, dan moet u bovendien kunnen uitleggen welke partij die gegevens verwerkt en op basis waarvan. Dat is bij een gratis dienst zonder overeenkomst lastig.
Bestanden van klanten ontvangen
Dit vergeet bijna iedereen. Vraagt u klanten om documenten te mailen — bij een aanvraag, een offerte of een dossier — dan komen die als bijlage binnen en blijven ze in mailboxen rondslingeren.
Een uploadmap is netter: u deelt één link waar de klant bestanden in kan zetten, zonder dat hij ziet wat er al staat. Dat kan in beide omgevingen en het zorgt dat alles meteen op de juiste plek belandt.
Drie afspraken die het werkend houden
- Deel vanuit de bedrijfsomgeving, niet vanuit een persoonlijke map. Anders verdwijnt de toegang als die medewerker vertrekt.
- Standaard een vervaldatum. Dertig of zestig dagen, tenzij er reden is voor langer. Zo dooft oude toegang vanzelf uit.
- Eén keer per jaar opruimen. Kijk welke links nog openstaan. U schrikt de eerste keer.