Een back-up die draait is niet hetzelfde als een back-up die slaagt, en een back-up die slaagt is niet hetzelfde als een back-up die terugkomt. Test minstens twee keer per jaar door daadwerkelijk iets terug te zetten en klok hoe lang dat duurt. Zorg dat minstens één kopie niet overschreven kan worden, ook niet door een beheerder.
Vijf redenen waarom back-ups falen
1. Hij draaide wel, maar sloeg over
Back-upsoftware meldt vaak "voltooid met waarschuwingen". In de praktijk betekent dat regelmatig dat bestanden zijn overgeslagen omdat ze in gebruik waren. Precies de bestanden waar de hele dag in gewerkt wordt, dus precies de bestanden die u nodig heeft.
2. De cloud zat er niet in
"Onze data staat in Microsoft 365, dus dat is geregeld." Dat is een misverstand dat ik wekelijks tegenkom. Microsoft en Google zorgen dat hún dienst blijft draaien. Ze garanderen niet dat u verwijderde of versleutelde bestanden na hun bewaartermijn terugkrijgt. Mailboxen, gedeelde mappen en teams horen apart in de back-up.
3. De back-up stond naast de server
Een externe schijf in dezelfde ruimte beschermt tegen één ding: een kapotte harde schijf. Niet tegen brand, waterschade, diefstal of gijzelsoftware. Bij dat laatste geldt zelfs: een aangesloten schijf wordt actief meeversleuteld.
4. Niemand keek naar de meldingen
Back-upsoftware stuurt een mailtje. Dat mailtje gaat naar een adres van iemand die er niet meer werkt, of belandt in een map die niemand opent. Stille mislukkingen zijn de gevaarlijkste, want u ontdekt ze pas als u iets nodig heeft.
5. Herstellen duurde veel langer dan gedacht
Dit is de meest onderschatte. De back-up is compleet en werkt, maar terugzetten van honderden gigabytes via internet duurt dagen. Technisch geslaagd, praktisch waardeloos, want uw bedrijf ligt ondertussen stil.
Zelf een hersteltest doen in een half uur
U hoeft hier geen specialist voor te zijn. Deze test geeft al een eerlijk beeld.
- Kies iets echts. Een map met werkbestanden van vorige maand, niet een testbestandje dat u speciaal heeft aangemaakt.
- Zet het terug naar een andere locatie. Nooit over het origineel heen, dat is het enige echte risico van deze test.
- Klok de tijd. Vanaf het moment dat u begint tot het moment dat u het bestand kunt openen.
- Open het bestand. Een teruggezet bestand dat niet opent, is geen herstel.
- Doe hetzelfde met een mailbox. Vraag of één oude mail uit een postvak teruggehaald kan worden. Hier struikelen de meeste omgevingen.
- Reken door. Duurde één map twintig minuten? Vermenigvuldig dat eerlijk met de omvang van uw totale omgeving.
De 3-2-1-regel, en waarom er een vierde eis bij hoort
De praktische norm is al jaren dezelfde en geldt ook voor kleine bedrijven:
- 3 kopieën van uw gegevens, inclusief het origineel;
- 2 verschillende soorten opslag;
- 1 kopie buiten de deur.
Daar hoort tegenwoordig een vierde eis bij: minstens één kopie moet niet te wijzigen zijn. Gijzelsoftware zoekt actief naar back-ups en versleutelt die mee, vaak met de rechten van de beheerder die net heeft ingelogd. Een kopie die zelfs met beheerdersrechten niet overschreven kan worden, is dan het verschil tussen een vervelende week en een existentieel probleem.
Twee vragen die uw back-up bepalen
Voordat u over software praat, beantwoordt u deze twee vragen. Ze bepalen alles.
- Hoeveel werk mag u maximaal kwijtraken? Een uur? Een dag? Voor een webshop met orders is dat een heel ander antwoord dan voor een adviesbureau. Dit bepaalt hoe vaak de back-up moet draaien.
- Hoe lang mag u plat liggen? Vier uur? Twee dagen? Dit bepaalt of u toe kunt met een back-up die u langzaam terughaalt, of dat u een oplossing nodig heeft die snel iets draaiend krijgt.
Bespreek dit niet alleen met uzelf, maar met de mensen die het werk doen. In mijn ervaring blijkt het antwoord op vraag één vaak strenger dan de directie denkt, en het antwoord op vraag twee milder.